Come ottenere il massimo dai colloqui a distanza

La consulenza a distanza comporta l'ottimizzare i tempi e agevolare l'organizzazione, si chiama colloquio "smart" (= intelligente). I vantaggi sono numerosi: comodità, risparmio economico, di trasporti, di tempo, di energie; restare nella propria zona di comfort, senza aggiungere pensieri o preoccupazioni all'impegno. La domanda da porsi è: come si sente un cliente? Soprattutto quanto l'incontro virtuale può risultare utile, rispetto a un tempo vis à vis in studio?

Se si sa come utilizzare con efficacia e professionalità skype (colloquio in “videoconferenza”) o il telefono (solo audio) si possono fare colloqui e consulenze a distanza, ottenenendo gli stessi risultati che si possono raggiungere come se si fosse uno davanti all’altro.

Nella mia esperienza sono ormai molte le persone che seguo a distanza tramite videoconferenza o telefono, per loro comodità e preferenza. Dalle consulenze portate avanti negli anni, ho notato che:

• alcuni clienti preferiscono fare colloqui di persona e solo sporadicamente a distanza;

• altri preferiscono lavorare a distanza e solo sporadicamente di persona, anche se risiedono vicini allo studio o hanno dei mezzi di trasporto comodi;

• altri invece vogliono fare quasi solo colloqui a distanza;

• altri ancora vogliono fare colloqui solo di persona e interagiscono malvolentieri a distanza e solo nel caso in cui stiano male o abbiano un’assoluta urgenza.

Cosa contribuisce a queste preferenze così diverse?

La risposta, che è frutto della mia specifica esperienza, crea sorpresa: il fattore chiave che porta a preferire l’uno o l’altro non è la distanza, ad eccezione delle lontananze che impongono la scelta di fare colloqui a distanza.

Infatti parlando con la razionalità e buon senso, sono anche questi gli aspetti assai determinanti:

1. avere una connessione internet veloce e affidabile che permetta di avere una conversazione ben funzionante e senza cadute di linea: bada bene parlo di una connessione efficace e non un computer fatto in un certo modo, ecc. Spesso il luogo comune e la credenza diffusa è che è il computer o la piattaforma digitale possano funzionare male, o l’orario che magari è di punta, o la connessione (e quindi il gestore che fornisce il servizio internet in quel luogo funziona adeguatamente o non funziona bene).

Se mi trovo nel mio luogo abituale di vacanza, ad esempio, faccio regolari colloqui senza avere alcun problema. Il mio vicino, invece, impazzisce ogni volta in cui vuole comunicare via web con figli o amici, (se lo fa con la mia connessione internet non incontra problema, con la propria vive invece uno stress e un fastidio continui). Ecco quindi la prima parola chiave: evitare tassativamente, e soprattutto se si è al primo colloquio a distanza, lo stress e fastidi legati a una carente connessione internet.

Una persona confronta immediatamente il colloquio che ha avuto di persona con quello che sta avendo a distanza, e se quello in remoto dà rabbia, fastidio o stress da “banda stretta”, non vorrà più lavorare a distanza.

Se invece tutto è andato bene, comincerà ad apprezzare, e in alcuni casi amplificare, i vantaggi del colloquiare senza doversi recare in studio, un luogo fisico diverso dal suo luogo abituale (casa, giardino o ufficio che sia).

Lo stesso discorso ovviamente vale per la connessione telefonica: la sindrome da “orecchio bollito dal calore del cellulare” o da stanchezza da "postura storta dovuta alla cornetta premuta contro l’orecchio per sentire”, fatte salve le eventuali situazioni eccezionali o di grande urgenza, non invogliano certo a ripetere l’esperienza.

Quindi il fatto di avere – o non avere – una buona connessione internet, per quanto riguarda il colloquiare in videoconferenza o l’avere – o non avere – un valido telefono vivavoce, o una buona cuffia, che permetta di liberare la persona dal dover tenere sempre la cornetta, o il cellulare, vicino all’orecchio, è essenziale per sostenere un colloquio di qualità.

Ciò conduce immediatamente un altro aspetto rilevante, e che viene solitamente dato per scontato o sottovaluta, ovvero la presenza o mancanza di riservatezza. In realtà dovremmo parlare di SILENZIO, ASSENZA DI INTERRUZIONI E RISERVATEZZA, che nel giusto ordine, sono:

A) RISERVATEZZA: come si sentirebbe se avesse il timore che quello che dice a uno psicologo può essere ascoltato da qualcun altro? E se si sentisse obbligato a “parlare sottovoce” per non farsi sentire?

B) ASSENZA DI DI INTERRUZIONI: Non ha idea di quanti colloqui sono stati disturbati bruscamente dal coniuge, o dalla segretaria, che entra nella stanza per prendere una cosa o avvisare di un’urgenza, o di quanti genitori esistono che sono ignari del colloquio psicologico in corso ed entrano speditamente nella stanza, o vengono ad avvisare che devono uscire; o dei figli che fanno capolino dalla porta incuriositi e che vogliono partecipare a “questa bella novità”: la mamma o il papà parlano con qualcuno al computer”!

C) SILENZIO e quiete del luogo in cui si colloquia: per evitare richieste di ripetizione con frasi del tipo “cosa ha detto? Ripeta che non sento" perché stanno magari facendo dei lavori nell’appartamento accanto e c’è inquinamento acustico o si sente magari in strada un via vai di traffico e sirene.

Le sessioni di consulenza “a distanza” sono efficaci?

Certo, se vi sono le condizioni di competenza e capacità professionali dell'esperto, esperienza nel lavorare a distanza creando ugualmente un clima efficace e di risultato; connessione internet adeguata e ben funzionante; privacy, silenziosità e riservatezza.

A questo punto, come diceva qualcuno che utilizzava una famosa battuta:

”provare per credere”.